Sobre o trabalho

• Período de inscrição de 08 de dezembro de 2023 a 07 de janeiro de 2024

Responsabilidades funcionais:

• Sob orientação e supervisão do Chefe de Serviços de Suporte , ou outro gerente designado, o Assistente de Viagem é responsável pela prestação eficaz de serviços de viagem e administrativos/logísticos, refletindo as melhores práticas, conformidade com as regras e regulamentos do UNOPS, gerenciamento de risco adequado e obtenção da melhor relação custo-benefício.
• Forneça assistência de ciclo completo com reservas e atividades relacionadas a viagens. arranjos incluindo transporte, hotel, solicitações de visto para funcionários e parceiros da AUMCO de acordo com a Política de Viagens do UNOPS em tempo hábil;
•  Fornecer aos viajantes detalhes sobre as questões da viagem, tais como requisitos de visto e vacinas obrigatórias exigidas pelas autoridades de saúde antes do início da viagem;
•  Comunicar-se estreitamente com os viajantes sobre suas datas de viagem, passagens e atualizações sobre alterações em suas viagens;
•  Garantir a preparação oportuna de Autorizações de Viagem (manual e usando ferramenta eletrônica TADA) e envio de formulários de Reclamação de Despesas de Viagem e solicitações de pagamento no sistema ERP UNOPS;
•  Garantir que os viajantes obtenham autorização de segurança do Departamento de Segurança e Proteção das Nações Unidas e apoiar os viajantes na solicitação de autorização de segurança em seu nome, quando necessário;
•  Lidar com questões de viagens, conflitos, reclamações, cancelamentos e reembolsos;
•  Coordenar e manter relacionamentos com agentes de viagens aprovados pelo UNOPS;
•  Realiza pesquisas sobre destinos e solicita ao Agente de Viagens o fornecimento das rotas mais diretas e econômicas;
•  Apoiar a aplicação de medidas rentáveis ​​e de planeamento antecipado para evitar reservas de última hora;
•  Monitorar e acompanhar o progresso com organização de viagens, missões e eventos;
•  Apoio logístico com organização de eventos (reuniões, workshops, conferências);
•  Garantir o arquivamento de todos os documentos relacionados à viagem de acordo com o procedimento estabelecido; e
•  Desempenhar outras funções que possam ser razoavelmente exigidas e de acordo com o escopo de serviços do titular.

Educação/Experiência/Requisitos de idioma:

Educação:

• É necessário ter ensino secundário;
• É desejável certificação em administração ou formação técnica em formação especializada em secretariado e/ou gestão/assistência executiva;
• É desejável diploma universitário em Administração de Empresas ou Administração Pública, ou áreas afins.

Experiência:

• Pelo menos 4 anos de experiência progressiva em gestão de viagens e áreas afins.
• Experiência na utilização de computadores e pacotes de software de escritório. O conhecimento dos aplicativos G-Suit é uma vantagem.
• Experiência na utilização de sistemas ERP é uma vantagem.

Requisitos de idioma:

• É necessária fluência em inglês.
• É desejável conhecimento prático de outro idioma oficial da ONU.

Pense grande. Enfrente os desafios de frente. Ajude as pessoas a construir vidas melhores.O UNOPS abraça a diversidade e está comprometido com a igualdade de oportunidades de emprego. Nossa força de trabalho é formada por pessoas de diversas nacionalidades, culturas e raças. Eles falam vários idiomas e têm identidades de gênero, orientações sexuais e habilidades diferentes.Encorajamos mulheres e candidatos de grupos sub-representados no UNOPS a se inscreverem. Estes incluem candidatos de grupos racializados e/ou indígenas, membros de identidades de género e orientações sexuais minoritárias e pessoas com deficiência. Clique em inscrever-se e junte-se a nós!Observações: Observe que apenas os candidatos pré-selecionados serão contatados e avançarão para a próxima etapa do processo de seleção.

CANDIDATURAS

Faça a sua candidatura através do link: https://www.linkedin.com/jobs/view/3782324073/?eBP=NOT_ELIGIBLE_FOR_CHARGING&refId=PtZvQ4%2BVSLaCagVywuk77w%3D%3D&trackingId=Rf%2ByBRrO6tzXlNxdsY7w8A%3D%3D&trk=flagship3_search_srp_jobs

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